Satış toplantılarındaki en zor sorulardan biri çok basittir:
"Bu çeyrek ne kadar satacağız?"
Cevap birçok şirkette hâlâ birkaç büyük fırsatın ismine, satış ekibinin hissine ve yöneticinin tecrübesine dayanır.
"İyi gidiyoruz."
"Üç büyük teklif var."
"Müşteri bu hafta dönecek."
Bunlar değerli saha sinyalleridir. Ama forecast değildir.
Gerçekçi satış tahmini, pipeline'daki fırsatların değerini, olgunluğunu, ilerleme hızını ve geçmiş dönüşüm davranışını birlikte okumayı gerektirir.
1. Pipeline değeri ile forecast'i birbirine karıştırmayın
Pipeline toplamı, gelecekte kapanabilecek bütün açık fırsatların değerini gösterir.
Forecast ise belirli bir dönemde gerçekleşmesi makul olan satış miktarını tahmin etmeye çalışır.
Bu ikisi aynı şey değildir.
Örneğin pipeline’da 20 milyon TL fırsat bulunması, çeyrek sonunda 20 milyon TL satış yapılacağı anlamına gelmez.
Her fırsatın kapanma ihtimali ve zamanı farklıdır.
Bu nedenle forecast, pipeline'ın daha gerçekçi bir alt kümesidir.
2. Aşama bazlı olasılıkları geçmiş veriden üretin
CRM sistemlerinde fırsat aşamalarına genellikle önceden tanımlanmış olasılık yüzdeleri atanabilir. Örneğin:
%20.
%50.
%80.
Sorun şu: Bu yüzdeler şirketin gerçek satış davranışına dayanmıyorsa güvenilir değildir.
Varsayalım ki teklif aşamasındaki fırsatların son iki yılda yalnızca %28’i satışa dönüşmüş, sistem ise bu aşama için %70 olasılık varsayıyor. Bu temsili hesapta forecast yapay olarak şişer.
Doğru yaklaşım, mümkün olduğunda geçmiş dönüşüm oranlarına bakmaktır.
Her aşamanın gerçek kapanma ihtimali zaman içinde ölçülmeli ve forecast modeli buna göre güncellenmelidir.
3. Fırsat yaşını ve satış döngüsünü hesaba katın
Fırsatın yalnızca hangi aşamada olduğuna bakmak yeterli değildir.
Örneğin normal satış döngünüz 60 günse ve bir fırsat 180 gündür aynı aşamada bekliyorsa, teorik aşama olasılığı artık gerçeği yansıtmayabilir.
Yaşlanan fırsatlar forecast'in en önemli hata kaynaklarından biridir.
Bir fırsat uzun süre hareket etmiyorsa şu sorular sorulmalıdır:
- Gerçekten aktif mi?
- Müşterinin sonraki adımı var mı?
- Satın alma tarihi ertelendi mi?
- Fırsatın kapanış tarihi neden hâlâ değişmedi?
Forecast ancak pipeline hijyeni kadar güvenilirdir.
4. Satışçının görüşünü veriden ayırmayın ama tek başına da bırakmayın
Satış temsilcisi müşteriye en yakın kişidir.
Bu nedenle sahadaki sezgiyi tamamen yok saymak doğru değildir.
Ancak "müşteri kesin alacak" ifadesi veriyle birlikte okunmalıdır.
Müşteri son toplantıya katıldı mı?
Teknik değerlendirme tamamlandı mı?
Karar verici sürece dahil mi?
Bütçe doğrulandı mı?
Sonraki adım belli mi?
İyi forecast sistemi satışçının yorumunu ortadan kaldırmaz.
Onu ölçülebilir sinyallerle destekler.
5. Forecast doğruluğunu da KPI olarak takip edin
Bir şirket forecast yapıyor olabilir.
Ama tahmin doğruluğunu ölçmüyorsa sistemin gelişip gelişmediğini bilemez.
Örneğin geçen çeyrekte 10 milyon TL tahmin edildi ve 6 milyon TL gerçekleştiyse (temsili bir örnek) önemli soru “neden hedef tutmadı?” değildir.
Önce:
Tahmin neden %40 sapma gösterdi?
sorusu sorulmalıdır.
Yanlış kapanış tarihleri mi vardı?
Pipeline şişirilmiş miydi?
Satış temsilcileri fazla iyimser miydi?
Belirli bir aşamada fırsatlar beklenenden fazla mı kaybedildi?
Bu analiz forecast sistemini her çeyrek daha güvenilir hale getirir.
Forecast'in amacı geleceği bilmek değil, belirsizliği azaltmaktır
Hiçbir forecast kusursuz değildir.
Ama iyi bir forecast şirketin daha sağlıklı karar vermesini sağlar.
Stok, nakit akışı, kapasite, işe alım, yatırım ve satış hedefleri daha güvenilir bir gelir beklentisi üzerinden yönetilebilir.
Bu nedenle başarılı forecast'in göstergesi "tahminimiz tuttu" demek değil, zaman içinde hata payının azalmasıdır.
Geleceği kesin olarak göremezsiniz. Ama belirsizliği sistematik biçimde azaltabilirsiniz.